Заместитель управляющего

Обязанности: 1. Организация документооборота: Контроль за соблюдением правил ведения внутреннего и внешнего документооборота. Обеспечение своевременного подписания, согласования и регистрации документов. Внедрение и контроль за электронным документооборотом (СЭД, ЭЦП и пр.). 2. Контроль за ведением архивов: Организация хранения, учета и систематизации документации. Обеспечение условий для долговременного хранения документов в соответствии с требованиями законодательства. Утилизация документов по истечении сроков хранения (по акту). 3. Подготовка и анализ документов: Подготовка проектов приказов, распоряжений, писем, отчетов, справок и иных документов. Проверка документов на соответствие нормативам и стандартам. Составление отчетов по выполненным поручениям и текущей документационной работе. 4. Контроль за исполнением поручений: Ведение журналов исполнения поручений руководства. Напоминание ответственным лицам о сроках исполнения. Информирование управляющего о состоянии выполнения задач. 5. Взаимодействие с подразделениями и внешними структурами: Обеспечение согласованности действий всех отделов в вопросах документации. Ведение деловой переписки. Подготовка и передача документов в госорганы, подрядные организации и т. д. 6. Обеспечение конфиденциальности: Контроль за соблюдением режима конфиденциальности и правил работы с персональными данными.