Вакансия Специалист по документообороту

Специалист по документообороту График работы 5/2 с 9:00-18:00 Отпуск, официально трудоустройство 1. Обязательно опыт работы с документацией и делопроизводством в ТОО (от 3 лет). •Опыт ведения документооборота в 1С, Учет ЭДО и Google Таблицах. •Умение работать с бухгалтерскими и первичными документами (накладные, акты выполненных работ, акт сверки, счета-фактуры, договоры). 2. Контроль работы с документацией и архивом: •Ведение и систематизация бумажного и электронного архива. •Контроль сроков подписания договоров, актов, накладных. •Организация хранения документов: бумажный архив и электронные базы данных (Google Диск, 1С). •Проверка корректности заполнения документов перед отправкой в архив. 3. Работа с документооборотом: •Создание, учет и контроль договоров, актов выполненных работ, актов сверки, накладных. •Ведение ЭДО через платформы 1С, Учет ЭДО, Kaspi Pay. •Ведение табеля учета рабочего времени, оформление приказов. •Подготовка документов для отправки в архив (включая старые документы с 2023 года). 4. Управленческая отчетность: •Подготовка еженедельных отчетов о состоянии документооборота для руководителя. •Составление отчетов по финансовым документам (ДДС, ОПиУ) совместно с бухгалтером. •Контроль за правильностью и своевременностью отчетов в Google Sheets. 5. Контроль качества выполнения задач: •Своевременное оформление и отправка документов. •Проверка правильности оформления документов перед подписанием. •Системное выполнение задач в указанные сроки. 6. Организация работы с партнерами и сотрудниками: •Взаимодействие с Бухгалтерией (по первичным документам). •Взаимодействие с отделом продаж и снабжении (по накладным, актам выполненных работ и сверкам). •Взаимодействие с Менеджером KASPI магазина и ИТ Аналитиком (по табелям и отчетам по заработной плате). 7. Планирование и контроль задач: •Контроль соблюдения сроков сдачи документов. •Организация процесса подготовки и подписания договоров. •Ведение рабочих календарей и напоминаний о сроках отчетности. 8. Знание программ и систем: •1С (от 1 года) •Управление торговлей (1 год) •Учет ЭДО (электронный документооборот) •Google Sheets (1 год) •Microsoft Excel и Word (от 3 лет) 9. Построение эффективных бизнес-процессов в документообороте: •Оптимизация текущих процессов учета и хранения документов. •Создание системы внутреннего контроля за документооборотом. •Внедрение стандартов по работе с документами и отчетностью.