Офис-менеджер

1. Работа с корреспонденцией и информацией - Проверка и сортировка почты: Как электронной, так и обычной (бумажной). - Написание и отправка писем: Деловая переписка с партнерами, клиентами, арендодателями и государственными органами. - Документооборот: Регистрация входящих и исходящих писем, ведение архива, подготовка приказов, распоряжений и договоров (часто совместно с юристом или бухгалтером). 2. Жизнеобеспечение и контроль офиса - Закупка расходных материалов: Канцелярия, бумага для принтеров, картриджи, вода, чай, кофе, печенье и бытовая химия. - Контроль чистоты и порядка: Координация работы клининговой службы (или уборщицы), контроль за своевременным выносом мусора и чистотой на кухне и в зонах общего пользования. - Взаимодействие с подрядчиками: Общение с арендодателем (коммунальные вопросы, пропуска), интернет-провайдерами, курьерскими службами, ремонтными бригадами (если сломался замок или потек кран). - Слежение за исправностью техники: Если «зажевало» бумагу в принтере или перестал работать кондиционер — офис-менеджер вызывает мастера или ИТ-специалиста. 3. Встреча гостей и представительские функции - Встреча посетителей: Прием клиентов, партнеров, соискателей. Офис-менеджер — это «лицо компании», поэтому важны вежливость и опрятный вид. - Чай/кофе для гостей: Организация комфортного ожидания перед встречами или во время переговоров. - Подготовка переговорных комнат: Контроль за тем, чтобы в переговорках всегда были блокноты, ручки, свежая вода, а маркерные доски были чистыми.