Офис-менеджер

ОБЯЗАННОСТИ Организация документооборота, включая регистрацию, обработку, учет и хранение входящей и исходящей корреспонденции и других документов. Обработка и распределение документов: Направление документов ответственным лицам, перенаправление их на исполнение и контроль за исполнением. Систематизация и хранение: Создание системы учета документов, ведение картотеки или базы данных, обеспечение сохранности документации в течение установленного срока. Архивное дело: Подготовка документов к передаче в архив, составление описей дел и оформление передачи. Справочная работа: Выдача справок и выписок по запросам сотрудников или контролирующих органов. Контроль сроков и конфиденциальности: Контроль сроков исполнения документов, а также обеспечение конфиденциальности информации. Взаимодействие с сотрудниками: Коммуникация с другими отделами и сотрудниками по вопросам документации. Участие в комиссиях: Участие в работе комиссии по уничтожению документов, утративших силу и не подлежащих хранению. Прием и регистрация документов: Работа с почтой, регистрация входящих писем, приказов и других документов в журнале или электронной системе. Дополнительные обязанности: Оформление заказов на канцтовары, хозяйственные товары и другие офисные расходные материалы; Организация и заказ авиабилетов для руководства и сотрудников компании; Выполнение кадровых поручений (подготовка приказов, заявлений, личных дел сотрудников, помощь в оформлении кадровых документов); Выполнение иных поручений руководства, связанных с деятельностью офиса.