Офис-менеджер

Место работы: Бизнес-центр Edition 65, г. Алматы Цель должности Обеспечение бесперебойной административной и организационной работы офисных пространств, поддержание высокого уровня сервиса для резидентов и арендаторов. Обязанности Административная и организационная часть Ведение документооборота: договора, акты, счета, накладные, доверенности. Контроль входящей и исходящей корреспонденции, работа с курьерами. Подготовка пропусков и учёт посетителей. Ведение графика бронирования переговорных комнат, общих зон, эвентов. Заказ и контроль расходных материалов: вода, кофе, бумага, канцелярия, хозтовары. Приём заявок от резидентов и арендаторов (ремонт, уборка, техника, доступ). Контроль выполнения заявок технической и клининговой службы. Коммуникация и сервис Ежедневное взаимодействие с арендаторами и гостями. Поддержание атмосферы гостеприимства и порядка в общих зонах. Совместная работа c управляющим. Контроль внешнего вида ресепшн и общих зон. Ведение базы арендаторов и резидентов в CRM. Финансовая часть Передача первичных документов в бухгалтерию. Учёт мелких расходов и кассы (при необходимости). Контроль своевременной оплаты аренды и услуг. Требования к кандидату Опыт и навыки: — Опыт работы офис-менеджером, администратором, координатором, желательно в коворкинге, отеле, БЦ или премиальном сервисе — от 2 лет. Уверенное владение Excel, Google Docs, CRM (Bitrix, Notion, AmoCRM и т. п.). Грамотная устная и письменная речь. Понимание принципов сервиса и клиентоориентированности. Базовые знания документооборота и хозяйственного учёта. Личные качества: Аккуратность и внимательность к деталям. Спокойствие и доброжелательность при общении с клиентами. Самостоятельность, системность, ответственность. Умение быстро решать мелкие организационные вопросы. Чистоплотность и чувство вкуса (для визуального контроля зон).