Офис менеджер

Должностная инструкция — Офис-менеджер (Office Administrator) 1. Общие положения Офис-менеджер относится к категории административно-вспомогательного персонала. Подчиняется HR-менеджеру и заместителю генерального директора (Deputy CEO). Работает в тесном взаимодействии со всеми подразделениями компании: HR, бухгалтерия, продажи, маркетинг, технический отдел. Основная цель — обеспечить бесперебойную работу офиса, организацию документооборота и коммуникацию с внешними и внутренними партнерами. 2. Основные обязанности 🔹 Административная деятельность: •• Организация ежедневной работы офиса: контроль порядка, снабжения, технического состояния помещений. •• Ведение расписания совещаний, встреч, переговоров, командировок. •• Прием и распределение звонков, электронной корреспонденции и входящей почты. •• Прием посетителей, партнеров и клиентов, обеспечение комфортного уровня сервиса. •• Ведение внутреннего документооборота: регистрация исходящих и входящих документов, копирование, архивирование. 🔹 Документационное обеспечение: •• Подготовка приказов, писем, служебных записок, заявок и других административных документов. •• Контроль сроков исполнения документов и поручений руководства. •• Формирование и ведение базы деловой документации (электронной и бумажной). •• Подготовка пакета документов для участия в мероприятиях, выставках, госструктурах. 🔹 Снабжение и хозяйственные вопросы: •• Заказ канцтоваров, воды, кофе, расходных материалов и офисного оборудования. •• Ведение учета материальных ценностей, контроль остатков, работа с поставщиками. •• Организация технического обслуживания оборудования (принтеры, кондиционеры, свет и пр.). •• Контроль за чистотой, порядком и обслуживанием помещения (уборка, охрана, клининг). 🔹 Поддержка руководства: •• Ведение календаря руководителя, напоминание о встречах и сроках. •• Подготовка презентаций, списков, контактных листов, деловой переписки. •• Организация командировок (билеты, отели, транспорт, суточные). 🔹 Поддержка корпоративных мероприятий: •• Участие в организации внутренних и внешних мероприятий компании (встречи партнеров, выставки, конференции, корпоративные праздники). •• Заказ кейтеринга, оформление залов, координация гостей и подрядчиков. 3. Ответственность •• За сохранность документов, имущества и оборудования офиса. •• За своевременное и точное выполнение административных поручений. •• За корректность и этичность общения с клиентами и партнерами. •• За неразглашение коммерческой и внутренней информации компании. 4. Квалификационные требования •• Среднее специальное или высшее образование (предпочтительно управление персоналом, делопроизводство, менеджмент). •• Опыт работы от 1 года в административных или офисных должностях. •• Владение Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) и оргтехникой. •• Грамотная устная и письменная речь (русский, желательно английский или казахский). •• Личные качества: пунктуальность, коммуникабельность, организованность, стрессоустойчивость.