Ассистент руководителя

Ключевые обязанности 1) Поддержка руководства (CEO и коммерческий директор) Управление и координация сложных календарей, встреч и назначений. Организация деловых поездок: авиабилеты, отели, визы, маршруты, повестки встреч. Подготовка материалов к встречам, презентаций и списков последующих действий. Работа с конфиденциальной информацией с соблюдением этики и осторожности. Помощь в подготовке документов, переводах (при необходимости), деловой переписке. Контроль сроков, задач и приоритетов руководителей, своевременные напоминания. 2) Управление офисом Обеспечение бесперебойной ежедневной работы офиса в Астане. Контроль офисных запасов, оборудования, инвентаря и взаимодействие с поставщиками. Координация с управляющей компанией здания и сервисными службами. Поддержание чистой, организованной и профессиональной рабочей среды. Сопровождение выхода новых сотрудников: подготовка рабочего места, пропусков, базовый вводный инструктаж. Ведение офисных политик, процедур и документации. 3) Административные и секретарские обязанности Прием и распределение телефонных звонков; управление входящей и исходящей корреспонденцией. Ведение систем хранения документов — электронных и бумажных. Работа с почтой, курьерскими службами, архивирование документов. Подготовка простых отчетов, авансовых отчетов и форм16 на возмещение расходов. Поддержка команды в выполнении небольших административных задач при необходимости. Требуемая квалификация Предпочтительно высшее образование. Опыт работы 2–5 лет в роли личного помощника, ассистента руководителя, офис-менеджера или на аналогичной позиции. Отличные навыки организации и управления временем. Свободное владение казахским, русским и английским языками (письменно и устно). Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook и офисной техникой. Способность работать в режиме многозадачности, расставлять приоритеты и самостоятельно принимать решения. Высокий уровень профессионализма, конфиденциальности и надежности. Предпочтительные качества Опыт работы в международной компании или в динамичной коммерческой среде. Развитые коммуникативные навыки и позитивный, сервис-ориентированный подход. Инициативность, ответственность и умение находить решения. Готовность выполнять дополнительные задачи и при необходимости работать в гибком графике.